El poder y el peligro de la comunicación escrita

La comunicación es el medio por el que podemos poner de manifiesto ideas, conocimientos, pensamientos, etc. Es la manera que tenemos de interaccionar con los demás, de hacerles participes de un hecho en concreto. Podemos comunicarnos de diversas maneras, por ejemplo, mantener una conversación con alguien es la principal forma de comunicación. En ese instante en que dos personas comparten una conversación se involucran diversas formas de entender realmente qué es lo que el interlocutor quiere decir. Por una parte, las palabras que utiliza, cómo las utiliza, el énfasis que le pone a alguna de ellas, es una forma de conocer la importancia que ese interlocutor le da a ciertas cosas que está contando. Por otro lado los gestos o la manera de moverse durante la conversación, lo que se conoce como lenguaje no verbal.

Este tipo de lenguaje es muy importante puesto que demuestra aspectos que quizá el interlocutor no quiere demostrar, pero que inconscientemente su cuerpo deja ver. Pero todas estas herramientas para poder conocer realmente el fondo del mensaje no se tienen cuando la comunicación se produce por un medio escrito. En este caso, pese a ser una forma de comunicación eficaz que perdura con el tiempo, no es posible saber el tono en que la persona transmite el mensaje o ver esos gestos que pueden dar cierta información. Por todo ello, siempre que se emplee un medio escrito para transmitir algún mensaje debe tenerse mucho cuidado con las palabras que se utilizan para que no conduzcan a malentendidos innecesarios.

El peligro del mail en el mundo de los negocios

Una herramienta muy útil en el mundo de los negocios es el mail. Es el medio por el cual las empresas y sus clientes se comunican, intercambian ideas, comunican problemas y soluciones a los mismos. Pero al tratarse de un medio de comunicación en el cual las personas no se ven cara a cara, malinterpretar las palabras o darles un enfoque equivocado es un peligro que puede llevar a situaciones desagradables.
Se debe tener mucho cuidado cuando se emplea el mail para transmitir cualquier mensaje, para tener informado a un cliente de cualquier aspecto, debido a que esa forma de comunicación sin cuidado, puede ocasionar problemas.

Frases a evitar en un mail

Existen una serie de frases que es mejor evitar cuando se escriben mails a los clientes. De esta forma, lamento molestarle, estemos en contacto, para serle honesto, debería, no hay problema, intentaré, el problema es, entiendo perfectamente cómo se siente, como mencioné anteriormente, avíseme si puedo hacer algo más por usted, son expresiones que es mejor no emplear en este tipo de mails, dado que pueden dar a entender que no hemos sido honestos hasta ese momento, que repetimos muchas veces la misma información o que solamente vemos problemas y no soluciones. Cuidar la comunicación escrita puede suponer un importante éxito para mejorar las relaciones con los clientes, por lo que nunca debe descuidarse este punto en toda relación comercial.

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